EFQM-Kriterium/ Teilkriterium:

3 a.: Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz

EFQM-Teilkriterium/
Teilaspekt:

3 a.1.: Klärung von Organisationsstruktur und Stellenplan

„good-practice“-Beispiel:

3 a.1.2.: Orga-Plan und Stellenbeschreibungen

Schule/Adresse:

Elisabeth-Selbert-Schule, Langer Wall 2, 31785 Hameln

Berufsbildende Schulen I Emden, Steinweg 24, 26721 Emden

Kontakt:

verwaltung.langerwall@ess-hameln.de

bbs1emd@t-online.de

Ziel
und Nutzen

Die Entwicklung arbeitsfähiger fraktaler Strukturen bedarf einer entsprechenden Darstellung der Organisation einer Schule. Dies gilt umso mehr an Berufsbildenden Schulen, die zahlreiche Bildungsgänge anbieten und eine Fülle von Unterstützungsstrukturen aufweisen. Die Organisation muss so gestaltet sein, dass das Leitbild mit seiner Vision, Mission und seinen Werten gelebt werden kann. Der Plan sollte also die Bildungsangebote darstellen; Unterstützerebenen und andere Gremien der individuellen Schulverfassungen (z. B. Schulvorstand, Beirat) sind aufzuzeigen, Teamstrukturen müssen erkennbar sein. Der Organisationsplan unterstützt die Schulleitung bei organisatorischen und personalrechtlichen Entscheidungen, gibt dem SPR die Möglichkeit, auf eine gerechte Arbeitsverteilung zu achten und ist ein Informationsmedium für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule. Externe Berater haben die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick über die individuellen Schulstrukturen zu verschaffen.

Voraussetzungen/
Rahmenbedingungen

Durch die Teilnahme am Schulversuch "Projekt Regionale Kompetenzzentren" (ProReKo) des Niedersächsischen Kultusministeriums ist es möglich, die Strukturen der Schule den speziellen Bedürfnissen einer BBS anzupassen. Dabei besteht die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Ständige Änderungen der Rahmenbedingungen (wechselnde Schülerzahlen, neue Bildungsgänge) erfordern eine flexible Organisationsstruktur, deren Beschreibung immer auf dem neuesten Stand gehalten werden muss. Weitere Bedingungen sind:

• Bereitschaft aller Lehrkräfte, sich an die Strukturen des Organisationsplanes zu halten und deren Möglichkeiten zu nutzen.
• Bereitschaft aller Lehrkräfte, sich weg vom "Einzelkämpfertum" hin zur Teamarbeit zu entwickeln und die verabredeten Teamgrundsätze zu befolgen.
• Eindeutige Beschreibungen der Funktionsstellen müssen gegeben sein.
• Installation einer Arbeitsgruppe, die den Organisationsplan regelmäßig aktualisiert und in Zusammenarbeit mit der Schulleitung optimiert.
• Information aller in der Schule Beschäftigten über die Verbindlichkeit des Organisationsplanes.

Vorgehen/Ablauf

Zunächst ist die Wahl eines geeigneten Visualisierungsinstrumentes notwendig. Hierbei zeigt die Erfahrung, dass bei den komplizierten Strukturen einer BBS eine "dreidimensionale" Darstellung oft unumgänglich ist. Hilfreich kann in diesem Fall die digitale Darstellungsweise sein (Verlinkung der einzelnen Gremien bzw. Handlungsebenen mit hinterlegten Informationen, z. B. Teamzusammensetzung und Stellenbeschreibungen im Orgaplan der BBS I Emden). Eine ausgewählte Arbeitsgruppe unter der Führung der Schulleitung entwirft eine vorläufige Fassung, die von den verschiedenen Gremien der Schulverfassung ergänzt bzw. verbessert wird. Die Schulleitung erklärt den Plan für verbindlich. Der Plan muss jährlich auf seine Aktualität hin überprüft werden. Die hinterlegten Stellenbeschreibungen müssen sich auf den Plan beziehen und sind ggf. anzupassen. Den aktuellen Organisationsplan der Elisabeth-Selbert-Schule und der BBS I Emden finden Sie im Anhang (Konzeptdatei - Organisationsplan Gesamtentwurf feb07).

Stolperfallen/
Tipps/
Erfahrungen

Voraussetzung für das Gelingen ist, dass alle Führungspersonen die Verbindlichkeit des Organisationsplanes anerkennen.

• Die Bereitschaft des Kollegiums zur Akzeptanz der Organisationsstrukturen ist nur gegeben, wenn die Lehrkräfte die "Vorteile" der Struktur erfahren.
• Die Instrumentarien zur Evaluation der Schulorganisation müssen vorhanden sein.
• Verbindliche Beschreibungen der Funktionsstellen müssen mit den Betroffenen abgesprochen sein und deren Inhalte sind dem Organisationsplan anzupassen. Folgende Stolperfallen sind zu beachten:
• Fehlende/Geringe Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Gremien der fraktalen Organisationsstruktur.
• Überkommene Schulorganisation und Arbeitsweisen bleiben erhalten: Konferenzen werden lediglich umbenannt.
• Teams bilden sich zwar formell, arbeiten aber nicht.
• Die Tatsache, dass jede Lehrkraft in der Regel Mitglied in zwei Kernteams ist, führt zu organisatorischen Problemen, wenn unterschiedliche Teams gleichzeitig tagen.
• Eine hohe Fluktuation in der Zusammensetzung der Teams erschwert die effektive Arbeit.
• Halbherzige Übertragung und Wahrnehmung der selbstständig auszuführenden Teamaufgaben.
• Für Lehrkräfte, die Funktionsstellen innehaben, bereitet es oft Schwierigkeiten, angemessenes Führungsverhalten zu entwickeln.

Evaluation

Die Organisationspläne wurden vor ca. vier Jahren vom reinen Stellenplan auf einen Strukturplan umgestellt. Mit der Einführung der neuen Schulverfassung (ProReKo) sind die fraktalen Strukturen in die Organisation aufgenommen worden. Wegen der Umstellung auf Teamstrukturen enthält der Plan auch die Teamgrundsätze, die alle in der Schule Beschäftigten zu berücksichtigen haben. Der Plan wird im jährlichen Zyklus evaluiert und angepasst. Zur Evaluation dieses Prozesses dienen an der Elisabeth-Selbert-Schule und an den BBS I Emden folgende Instrumente

• Überprüfung der Aktualität des Organisationsplanes durch die zuständige Arbeitsgruppe bzw. Schulleitungsrunde.
• Regelmäßig (jährlich) durchgeführte Befragungen des gesamten Kollegiums zur Zufriedenheit mit den Organisationsstrukturen.
• Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche (MVG), Rückmeldungen der externen Partner (z. B. Schulbeirat, Schulträger)