Statusberichte der Teams

Statusberichte der Teams

EFQM-Kriterium

5: Prozesse

EFQM-Teilkriterium

5b:  Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Schule/Adresse:

BBS Osterholz-Scharmbeck
Am Osterholze 1, 27711 Osterholz-Scharmbeck

Kontakt: verwaltung@(spamschutz:bitte_entfernen)bbsohz.de

Ziel
und Nutzen

Eine Möglichkeit, bei hoher Eigenständigkeit der Teams eine kontinuierliche Verbesserung vor allem der Kernprozesse zu initiieren, sind regelmäßige Zielvereinbarungen zwischen Schulleiter/ Abteilungsleiter und Bereichs-/ Teamleiter.

Zur Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche können jährliche Status-berichte dienen, in denen die Teams festhalten, wie sich die Situation - be-zogen auf bestimmte Ergebnisse oder Aufgaben der Teams – darstellt. Dabei geraten auch automatisch die Prozesse in den Blick.

Beispiel: Wenn bei der schulinternen Kennzahl „Attraktivität der Bildungsan-gebote“ Ergebnisse vorliegen, die zeigen, dass der Zulauf zu einem Bildungsgang sehr hoch ist, gleichzeitig bei der LKZ „Abschlussquote“ die Ergebnisse dieses Bildungsgangs schlecht sind, dann könnte die Schluss-folgerung gezogen werden, dass sich etwas am Prozess des Aufnahmever-fahrens/ der Auswahl oder am Unterricht verändern müsste. Auch die Ergeb-nisse der Schülerbefragung fließen in den Statusbericht ein und können hier-zu zusätzliche Anhaltspunkte bieten.

Durch umfassende Statusberichte ist im Prinzip gewährleistet, dass alle Prozesse, für die ein Team verantwortlich ist, betrachtet werden können.

Ein Raster kann neben der Erfassung des Ist-Zustandes auch Ver-besserungsbereiche und Ziele (ggf. auch Maßnahmen) berücksichtigen.

Voraussetzungen/
Rahmenbedingungen

Es muss geklärt sein, für welche Ergebnisse und Prozesse die Teams ver-antwortlich sind. (Schulverfassung und/oder Aufgabenbeschreibungen)

Es sollte einen festgelegten Zeitpunkt geben, zu dem die Teams Bericht er-statten bzw. Statusberichte ausfüllen und es muss festgelegt sein, wer diese Berichte bekommt und wie das weitere Verfahren ist.

Wenn es nicht den Teams selbst überlassen bleiben soll, in welcher Form der Bericht erstellt wird, ist es notwendig, ein Raster oder einen Vordruck zu er-stellen, der auf die Bedürfnisse der Schule abgestimmt ist.

Vorgehen/Ablauf

Vorgehen mit einem Raster:

Die Vordrucke stehen als Download zur Verfügung. Den Kolleg/innen ist klar, was sich hinter den einzelnen Rubriken verbirgt. Die weitere Vorgehensweise ist allen Beteiligten bekannt.

Der Bericht zu den Ergebnissen/ Aufgaben des Teams wird im Team be-sprochen, mögliche Ziele werden diskutiert und können als Vorschlag auf-genommen werden. Die ausgefüllten Statusberichte dienen beiden Seiten (Teamleiter/ Abteilungsleiter) zur Vorbereitung auf das Zielvereinbarungs-gespräch. Hier werden die Ziele verbindlich formuliert.

Alle Statusberichte (einschließlich der vereinbarten Ziele) werden sowohl zentral gesammelt (z.B. beim QM-Beauftragten) als auch in den jeweiligen Bereichen veröffentlicht.

Stolperfallen/
Tipps/
Erfahrungen

Gelingensbedingungen:

Der Vordruck muss leicht zugänglich sein und die Erstellung eines jährlichen Rechenschaftsberichtes vereinfachen.

Ein ausgefülltes Raster als Beispiel und /oder gezielte Informationen, z.B. im Rahmen einer Teamleiterversammlung, erleichtern den Umgang mit diesem Instrument.

Die Ergebnisse (bezogen auf Landeskennzahlen und schulinterne Kennzahlen) müssen den Teams so zur Verfügung gestellt werden, dass sie Schluss-folgerungen/ Zielvereinbarungen ermöglichen.

Erfahrungen/ Stolperfallen:

Nicht alle Teams werden alle Felder tatsächlich sinnvoll ausfüllen können. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass vor allem die Felder ausgefüllt werden, bei denen tatsächlich Verbesserungsbereiche auszumachen sind und dass nicht zu jeder Rubrik ein Ziel vereinbart werden muss.

Evaluation

Eine Evaluation des Verfahrens erfolgt durch Gespräche mit denjenigen, die es anwenden (Teamleiter).

 
Download
www.mk.niedersachsen.de www.proreko.de ProReKo Wissenschaftliche Begleitung www.nibis.de