Mängelmeldungs- und Vorschlagswesen

Mängelmeldungs- und Vorschlagswesen

EFQM-Kriterium

5: Prozesse

EFQM-Teilkriterium

5b:  Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Schule/Adresse:

BBS Osterholz-Scharmbeck
Am Osterholze 1, 27711 Osterholz-Scharmbeck

Kontakt: verwaltung@(spamschutz:bitte_entfernen)bbsohz.de

Ziel
und Nutzen

Einer unserer Leitbegriffe heißt „umweltbewusst“. Am umfassendsten kann eine Organisation dem Anspruch, umweltbewusst zu handeln, dann gerecht werden, wenn sie sich  sehr verbindlich an Umweltstandards hält und ständige Verbesserungen anstrebt. Das Umweltmanagementsystem nach EMAS schien uns dafür geeignet und auch gut mit EFQM kompatibel. Aus der  Umwelterklärung geht hervor, was die Arbeit nach EMAS für eine BBS bedeutet.

Die Einführung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses bezogen auf umweltrelevante Aspekte war eine Voraussetzung, um zertifiziert zu werden.

Voraussetzungen/
Rahmenbedingungen

Damit das Mängelmeldungs- und Vorschlagswesen funktioniert, müssen ver-schiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

  • es gibt ein Formular, das leicht zugänglich ist (z.B. als Dokument im Schulnetz oder als Papiervorlage im Sekretariat)
  • das Formular lässt sich für verschiedene Zwecke nutzen (Umwelt-management/ Verbesserungsvorschläge für Verwaltungsabläufe o.a.) (An-lagen 1 und 2)
  • es gibt eine zentrale Stelle, bei der die Mängel/ Vorschläge eingereicht werden und von der aus sie an die jeweils zuständigen Gremien/ Personen weitergereicht werden.

Vorgehen/Ablauf

Das Vorgehen ist im Umwelthandbuch beschrieben:

„Alle Mitarbeiter /Schüler / Eltern  können Verbesserungsvorschläge machen bzw. Mängel mitteilen. Ein entsprechendes Formular ist in der Verwaltung, bzw. auf der Homepage zu erhalten. Der QM - Beauftragte der Schulleitung nimmt die Vorschläge/ Mängel entgegen und leitet sie – wenn es um Umweltaspekte geht - an den Umweltbeauftragten weiter. Das EMAS – Team, ggf. in Zusammenarbeit mit dem Umwelt-Team, prüft sie im Hinblick auf Umsetzbarkeit und veranlasst diese nach Rücksprache mit der Schulleitung. Kurzfristige Maßnahmen werden umgehend umgesetzt, mittel- und längerfristige Maßnahmen ins Umweltprogramm aufgenommen. Der Vor-schlagende/ Beschwerdesteller erhält entsprechende Rückmeldungen in einem festgelegten Zeitraum.“

Stolperfallen/
Tipps/
Erfahrungen

Gelingensbedingungen:

Das Formular muss leicht zugänglich sein und die Meldung von Mängeln/ Verbesserungsvorschlägen vereinfachen.

Erfahrungen/ Stolperfallen:

Vielfach wird das Ausfüllen eines Formulars als lästiger Umweg und büro-kratische Hürde empfunden. Häufig wenden sich Kolleg/innen mit ihren An-liegen gleich (mündlich) an zuständige Personen (z.B. den Schulassistenten oder den Hausmeister). Das mag für viele Mängel auch der einfachere und schnellere Weg zur Behebung sein, Verbesserungsvorschläge bleiben dabei leicht auf der Strecke.

Bei allen mündlichen Meldungen, die nicht sofort bearbeitet werden können, wäre es sinnvoll, die Kolleg/innen auf das Formular hinzuweisen, damit ihre Anliegen oder Vorschläge nicht im Alltag untergehen.

Evaluation

Die Evaluation (bezogen auf die Mängel/ Verbesserungsvorschläge) ist durch das Vorgehen schon festgelegt.

Eine Evaluation des Verfahrens kann sich auf verschiedene Elemente beziehen: 

  • Anzahl der eingereichten Formulare
  • Arbeitserleichterung durch das Nutzen der Formulare
  • Nachvollziehbarkeit der eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen
 
Download
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