Ausgangssituation und Projektauftrag der Expertengruppe Prozessmanagement

Die gem. Erlasslage bestehende Verpflichtung der niedersächsischen berufsbildenden Schulen zum Aufbau eines Total Quality Managements (TQM) auf der Basis des EFQM-Modells für Excellence, die Erprobung einer neuen Steuerung der ProReKo-Schulen durch das Land Niedersachsen mit Hilfe von Zielvereinbarungen zu steuerungsrelevanten Kennzahlen sowie die gesetzliche Verpflichtung aller Schulen zur regelmäßigen Überprüfung (Selbstevaluation) des Erfolges ihrer Arbeit (§ 32 NSchG) unterstreicht die Notwendigkeit zur Entwicklung und Umsetzung einer effizienten, prozessorientierten Aufbauorganisation zur sicheren Erreichung der definierten Ziele unter optimaler Nutzung und Entwicklung der vorhandenen Personal- und Sachressourcen.


Aufgabe und Bedeutung von Prozessen im EFQM Konzept

Im Zuge der an den ProReKo-Schulen erfolgten Datenrecherchen (Selbstevaluationen) kann für die Vergangenheit allgemein konstatiert werden, dass insgesamt zum Kriterium fünf „Prozesse“ des EFQM-Modells kaum ausreichend verwertbares Datenmaterial vorgelegen hat. Es wurde vielmehr und unter Beachtung einer erfolgreichen Qutput-/Outcomeorientierung ein erhebliches Verbesserungspotential im Prozessmanagement und den darin notwendigen Prozessbeschreibungen (in den Kategorien: Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse) erkannt. Tatsächlich verfolgten auch die ProReKo-Schulen bereits die unterschiedlichsten Vorgehensweisen, um diese Defizite auszugleichen und zu ergebnisrelevanten Prozessdefinitionen zu kommen. Entsprechend zeigen auch die Modellversuchsschulen z. T. bis heute stark divergierende Erfahrungsstände und Lösungsstrategien auf.

Ein Austausch zwischen den Schulen fand in der Vergangenheit nicht oder nur sporadisch statt bzw. wurde durch eine bislang nicht erfolgte Vereinheitlichung von Standards und Konventionen behindert. Da dadurch die gegenseitigen Unterstützungsbemühungen der Schulen regelmäßig durch die erheblichen Anpassungsschwierigkeiten erschwert wurden, wurden vielerorts unter Verwendung der verschiedensten Hilfsmittel immer wieder die gleichen Dinge neu begonnen. Die unbestritten existierenden Synergieeffekte durch einen Erfahrungstransfer oder gar Austausch von Prozessbeschreibungen konnten so nicht optimal genutzt werden.

In der Konsequenz der oben beschriebenen Situation wurde im Juli 2006 im Modellversuch ProReKo eine  „Expertengruppe Prozessmanagement“ ins Leben gerufen, um in dem Zeitraum bis zum Ende des Modellversuchs grundlegende Hilfestellungen für ein schulisches Prozessmanagement an regionalen Kompetenzzentren zu erarbeiten. Die aus erfahrenen Vertretern von dreizehn ProReKo-Schulen bestehende Expertengruppe erhielt den Auftrag, diese Hilfestellungen so zu entwickeln, dass sowohl eine wirklich effektive schulische Arbeit am Thema als auch durch zweckmäßige Vorschläge zur Vereinbarung bestimmter Standards die Austauschbarkeit der Ergebnisse bzw. die Kommunikationsfähigkeit unter den Schulen maßgeblich erhöht werden kann. Es war und ist nicht beabsichtigt, landesseitig verbindliche Vorgaben für z. B. bestimmte schulinterne Prozessabläufe zu generieren. Alle im Weiteren dokumentierten Arbeitsergebnisse haben daher einen ausschließlich empfehlenden Charakter und unterliegen keinem verbindlichen Verwendungszwang.

Der Projektauftrag der „Expertengruppe Prozessmanagement“ umfasste daher die folgenden wesentlichen Aspekte (vgl. Leistungsversprechen u. Projekt- und Strukturplan):

    1. Auswertung der bestehenden Prozessbeschreibungen an den ProReKo-Schulen
    2. Formulierung relevanter Kriterien für geeignete Softwaretools
    3. Entwicklung einer beispielhaften Prozesslandkarte für regionale Kompetenzzentrum
    4. Entwicklung von Methoden, Konventionen und Standards zur Modellierung von Prozessen
    5. Erstellung von Musterprozessbeschreibungen auf der Grundlage der Arbeitsergebnisse
    6. Formulierung von Hinweisen zur Sicherstellung der Rechtssicherheit von Prozessbeschreibungen
www.mk.niedersachsen.de www.proreko.de ProReKo Wissenschaftliche Begleitung www.nibis.de